Comment faire face à un gros projet

Par Home Organiser Alsace, le 1er novembre 2017

Vous devez mener un grand projet, professionnel (une grosse manifestation à organiser, une réorganisation de service, ...), ou personnel (par exemple des vacances un peu complexes, un déménagement, ...) - et vous ne savez pas par quel bout le prendre... Du coup vous procrastinez, vous prenez du retard, et en plus vous culpabilisez... Stop ! Il existe des techniques éprouvées pour faire face à ce genre de défi. 


Définissez clairement la fin de votre projet 

Si c’est un déménagement, est-ce que c’est le jour du déménagement lui-même, ou plutôt la dernière facture d’électricité de l’ancien logement à payer ? En fonction de la date de fin, la liste des choses à faire ne sera pas la même… C’est à vous de choisir – vous pouvez considérer que la gestion de l’ancien logement après votre déménagement est un autre dossier, ou bien qu’il fait partie du déménagement lui-même... Dans tous les cas, essayez de « clôturer » vos dossiers/projets, au sens propre (= fermer le classeur, physique ou virtuel).

Il faut prendre un peu de temps au démarrage pour en gagner ensuite… 

Faites une séance de réflexion en notant en vrac toutes les idées auxquelles vous pensez concernant ce projet : choses à faire, personnes à associer, budget à prévoir, objets à acheter en complément, … Notez tout ce qui vous passe par la tête, puis laissez reposer 1 heure, et revenez dessus – votre esprit aura continué à carburer pendant la pause et vous aurez des idées complémentaires.

Découpez les choses à faire en toutes petites tâches 

C’est la seule méthode qui permet d’avaler un gros projet… Si vous essayez d’organiser un déménagement d’un seul coup, c’est sûr que vous allez vous planter… Si par contre vous découpez en tout petits morceaux, vous serez sûr.e de ne rien oublier, vous pourrez faire des petites choses à des moments perdus (on a toujours 5 ou 10 minutes de libres dans une journée, rarement 2 ou 3 heures…), vous n’aurez aucune excuse pour ne pas avancer, et vous aurez la satisfaction d’avoir avancé un peu tous les jours ! Au lieu de culpabiliser un peu tous les jours..

Classez les choses à faire dans l’ordre chronologique :

Cela vous permettra d’identifier les points bloquants, le « maillon faible » : les moments où une tâche non réalisée bloque tout le reste. Vous pouvez ainsi définir, dès maintenant, une stratégie de gestion pour éviter le problème, ou au moins une tactique de contournement (un « plan B »).  Par exemple quand j’organise une conférence, j’ai bien sûr des intervenants « idéaux » en tête sur le sujet que je veux traiter – mais j’essaye toujours de penser à 1 ou 2 autres personnes intéressantes, au cas où les premiers ne seraient pas disponibles à la date que j’ai prévue.

Reprenez ensuite votre liste et analysez-la sous l’angle « QQQOCCP » :

Pour chaque tâche, demandez vous si vous savez Qui doit faire Quoi, Quand (à quel moment), Où (dans le nouvel appart, sur le lieu de la conf, …), Comment (mail, téléphone, budget, réunion – ou carton, housse, …), pour quelle quantité (Combien), et Pourquoi (pour quel objectif). Cette deuxième approche vous permettra de vérifier que vous n’avez rien oublié (notamment les personnes à associer, et les questions budgétaires – on oublie toujours certaines dépenses, ce qui vous ferait exploser votre budget). Sur les très gros projets, ou dans les institutions assez importantes, se pose notamment la question des personnes à associer / consulter / informer : Direction de la communication, Direction des finances, …, auxquelles on ne pense pas toujours spontanément car elles ne sont pas au cœur du processus métier, mais qui sont quand même indispensables…

Il y aura forcément du retard :

Il faut en tenir compte pour le rétro-planning et donc prévoir un peu plus de temps partout où c’est possible. Là encore, c’est une stratégie de « gestion du risque ». Pour le déménagement par exemple, prévoyez toujours le cas où le nouveau logement ne serait finalement pas prêt à la date prévue : Pouvez-vous rester un peu plus longtemps dans votre ancien logement ? L’entreprise de déménagement peut-elle venir à une autre date ? Sans surcoût ? Sinon avez-vous un endroit où stocker vos cartons temporairement ? Et où allez-vous dormir ? Si finalement le problème n’arrive pas, tant mieux ! Mais s’il y a un souci, le fait d’avoir passé 15 ou 20 minutes à l’anticiper vous fera gagner du temps et surtout du calme le moment venu…

Voilà comment je fais face à mes très nombreuses obligations pro ou perso, méthode testée et approuvée ! Au fait, vous savez que ça marche aussi pour le ménage, la planification des repas, la gestion des cadeaux de Noël…. Bref tous les sujets de la vie quotidienne ! Contactez-moi pour un accompagnement personnalisé sur ces sujets, ou sur d’autres.